公司用哪些控制方法可以防止內(nèi)部員工欺詐

　　今天要說的問題，覆蓋面可能有些大，當然啦，市面上有無數(shù)相關的參考書籍和顧問資料，因此，讓我們把問題再縮小一點兒，那就是如何防止公司內(nèi)部員工欺詐，或者說的通俗一點，如何防止公司內(nèi)鬼。除了一些常規(guī)防范手段，比如定期檢查庫存，預約審計，每日現(xiàn)金結算，每月核查個人財務賬單，等等，其實還有一些方法手段可以用來保護你自己和你的公司免受欺詐損失。在此，不妨就讓我們來看看有哪些方法吧。

建立公司行為規(guī)范和準則

　　你知道嗎?沃爾瑪員工在和供應商開會的時候，連他們提供的一杯水或一杯咖啡都不能喝，除非他們自己買單。這就是所說的行為規(guī)范。行為規(guī)范會闡述哪些是公司無法忍受的不道德、或不合法的行為，無論你面對的人是什么身份，包括客戶、供應商、員工、甚至是公司本身。

　　當然，你的公司在指定行為規(guī)范和準則的時候不用像沃爾瑪那么嚴格，但必須要把不允許員工做的事情，詳細、清楚地羅列在規(guī)范里面，而且要讓公司里所有員工都知曉規(guī)范中的條款。然后，你需要定期讓員工書面簽字，確認自己已經(jīng)閱讀過了公司的相關條款，并且理解和認可公司規(guī)定，也愿意服從和遵守相關行為規(guī)范和準則。

　　現(xiàn)在，你需要看看鏡子中的自己，做下自我反省。因為身為公司創(chuàng)始人或是領導，以及行為規(guī)范的制定者和強制執(zhí)行者，必須要以身作則，帶頭遵守行為規(guī)范里面的每一條規(guī)定。如果員工發(fā)現(xiàn)你公私不分，拿公司財產(chǎn)為自己謀利，那么他們也會跟你這么做，甚至會變本加厲。此外，如果你能更好地對待員工，尊重他們，時常給予一些補貼，或是晉升的機會，那么他們就不太會動歪腦筋，也不會冒著風險去做內(nèi)鬼了。

公司內(nèi)部“三權分立”，彼此之間相互制衡

　　如果在一家規(guī)模不大的企業(yè)里，很可能會讓一個人身兼多職，但是最危險的，是公司里有一個“獨握大權”的管理者或會計記賬者，這個人負責查收郵件，企業(yè)存款，并處理支付和歸檔交易文件。一旦公司里的方方面面都由一個人來控制，那么十有八九會出問題。

　　在筆者的公司里，有一家是這么處理海量郵件的，我們召集了大約12名高管及他們的主力，大家齊心協(xié)力來完成這項工作，結果大約只花了15分鐘就搞定。此外，我們也會單獨處理支票，把所有要兌換的支票用帶子扎好，然后當銀行把錢準備好的時候，提前拿去兌換。

　　不僅如此，你還需要避免讓同一個人處理采購及給供應商支付貨款，也不能讓同一個人管理公司應付賬款和應收帳款。如果你經(jīng)營的是一家制造公司或是一家分銷公司，那么你同樣需要讓不同的人去管理收貨、庫存、以及發(fā)貨工作。

　　如果你的公司人手的確緊張，沒有辦法安排那么多人分別處理上述工作，那么至少在運營上要部署兩個人，一個人負責管理入貨事宜，包括現(xiàn)金、支票、貨物、以及物資;另一個人則負責管理出貨事宜，包括付款、訂單、產(chǎn)生品。

制定工作準則和工作規(guī)程

　　除了公司會計之外，公司里有些員工應該每個月定期處理好自己的銀行和信用卡賬單------凡是無法解決自己銀行賬單問題的人，是沒有能力處理好公司內(nèi)部會計事物的。

　　為了解釋這一點，在此舉個例子：筆者有一位合伙人，他與一個新客戶合作，開始例行公事地看了看他們的信用卡賬單。其中有一張卡，沒有匹配手續(xù)費用的購物記錄。一份調(diào)查披露，他這個客戶前財務主管曾經(jīng)和他一起拿過公司卡消費，并且開支超過20萬美元。

　　約束欺詐還有其他方法，那就是在資金被發(fā)送給收款方之前，需要由會計錄入，并且由人力資源擬定、授權，再經(jīng)管理人員復核。

　　另外，凡是要上鎖的地方必須要及時上鎖，嚴格強制執(zhí)行鑰匙管理和計算機系統(tǒng)訪問權限，尤其是要格外重視那些即將離職的員工。如果有員工要離開公司，那么你可能需要更換公司門鎖，或進門密碼。值得一提的是，當你解雇公司員工之后，需要更加注意，因為你很可能會遭到報復，而盡快換鎖可能是個明智之舉。

觀察員工行為

　　如果你注意到員工的行為有所改變，比如文件隨意亂放，在項目里出工不出力，或是在客戶面前過度表現(xiàn)自己，那么你就該小心啦。同樣的事情你也需要留意，比如某個員工試圖查看公司運營或財務方面的重要資料，或是在沒人的時候了解和自己工作無關的事情。

　　相信我，他們這么做絕不是非常熱愛這份工作，而很可能是希望不想讓其他人知道，或看到他們在干嗎。你要對公司運營的每個部分都做好標記，無論多小的工作，也要引起足夠的關注。筆者之前曾在一家制造公司工作過，一位客戶在質(zhì)保期內(nèi)送回了一個昂貴的商品進行維修。但是在銷售記錄上，我們找不到與這個商品相關的任何記錄。在進一步與客戶核實之后，我們發(fā)現(xiàn)公司制造部副總裁和一個工頭在公司內(nèi)部生產(chǎn)了這臺設備，之后用他們自己做的公司發(fā)票，從公司后門溜出去發(fā)貨的。最后，我們把這兩個人送給了警察處理，但回過頭想一想，其實在內(nèi)部管理上本可以避免這種事情發(fā)生，更可避免遭受數(shù)萬美元的損失。

　　最關鍵的，你要相信自己的直覺和勇氣，因為只有你才最了解自己創(chuàng)立的公司。如果有些事情看上去、或感覺上不太對，那么就必須要引起重視，然后盡一切辦法，追究到底!

　　(來源：快鯉魚獨家編譯 作者：Joe Worth 原文：via entrePneur雜志)