如何實(shí)現(xiàn)員工的規(guī)范化管理

緣起

　　一個朋友經(jīng)營一家地區(qū)性小型物流公司，員工60多人。盡管他的企業(yè)平均每年給員工的工資漲幅都在10%以上，但是他感到員工滿意度，尤其是“80后、90后”員工的滿意度很難提升。他請教我，對解決此問題有何建議?我想，中國經(jīng)濟(jì)在經(jīng)歷了多年高速發(fā)展之后，普通員工在隨著工資水平的提高徹底解決了“溫飽”之后，對企業(yè)價(jià)值、工作價(jià)值、法律意識、民主意識的要求自然會提升。如何把有限的成本開支應(yīng)用到這些新的要求上?我建議企業(yè)逐步實(shí)現(xiàn)“規(guī)范化、專業(yè)化”管理。

見解

　　依據(jù)我們的調(diào)研數(shù)據(jù)，如果綜合各類因素，比如為員工如實(shí)繳納“五險(xiǎn)一金”、人民幣升值、房價(jià)和日用生活必須品的價(jià)格上漲、員工教育和培訓(xùn)費(fèi)用的上漲等等，和5年前相比，企業(yè)主為員工實(shí)際支付的成本至少攀升了50%~60%;同時，從全國來看員工工資的平均水平為應(yīng)對通貨膨脹，也大概增加了20%左右。因此，粗略地估計(jì)，中國“人口紅利”表現(xiàn)在企業(yè)員工成本上最多翻了一倍。這對許多處在低利潤率產(chǎn)業(yè)，比如物流業(yè)、制造業(yè)和簡單加工業(yè)中的企業(yè)造成了巨大的壓力。

　　80后和90后員工沒有經(jīng)歷過他們父母那一代人低收入、大鍋飯平均主義的管理制度，他們一開始進(jìn)入的企業(yè)就是處在一個開放的全球經(jīng)濟(jì)和全球多元文化的環(huán)境中，同行業(yè)的企業(yè)之間有中外企業(yè)的比較，工資水平基本解決了基本的生存需要，有的人的工資待遇甚至還有盈余可以追求更多的精神的和非物質(zhì)的需求。無論他們工作的企業(yè)大小，新生代員工對企業(yè)的規(guī)范化管理、職業(yè)生涯設(shè)計(jì)、法律面前人人平等等觀念形成了自然的期望，已經(jīng)不再是僅僅對跨國公司的期望。 同樣地，對于那些能力突出、優(yōu)秀能干的員工，他們對所在企業(yè)的工作環(huán)境、人文環(huán)境、成長環(huán)境都開始有越來越多的要求。企業(yè)如果想保持自身在人才方面的競爭力，就必須面對這些新的要求，而為滿足這些要求，有眼光的企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到提升人力資源規(guī)范化管理、專業(yè)化管理成為必要的手段。

1、員工合同和檔案管理系統(tǒng)

　　對于中小企業(yè)來說，員工的規(guī)范化管理首先從員工檔案和勞動合同管理做起。這包括三個時間段的文件管理：員工的入職階段、正式使用階段、和離職階段。 也既涵蓋了員工與企業(yè)發(fā)生關(guān)系的整個生命周期。聽起來這是個很復(fù)雜的工作，其實(shí)這項(xiàng)工作并沒有你想象的那樣復(fù)雜，因?yàn)檫@套規(guī)范化的工作對每家企業(yè)幾乎都是一樣的，已經(jīng)積累下了許多可以參考的流程和方法。比如入職階段，國外企業(yè)稱作 on-boarding process， 規(guī)范的管理要求企業(yè)的人事部門或行政部門必須按時完成以下文件的入檔(或錄入公司的數(shù)據(jù)庫)：員工參加面試的記錄、入職前的心理學(xué)和技能測試、錄用通知書副本、雇用合同、員工的個人信息(入職崗位、時間、直系親屬、家庭地址和聯(lián)系方式、畢業(yè)和學(xué)位證明、被罰、被刑拘或其它犯罪記錄等等)、入職時公司給予的電腦、電郵帳號等企業(yè)資產(chǎn)登記、入職培訓(xùn)內(nèi)容記錄等。值得一提的是，這些看似繁瑣的不重要的信息，日后在發(fā)生勞資糾紛、解聘等事件時，會變得十分重要。比如，企業(yè)通常要求員工入職時填寫個人信息，該信息的準(zhǔn)確性如果受到質(zhì)疑甚至被證明是虛假信息，企業(yè)具有立即解除雇用關(guān)系的權(quán)力，嚴(yán)重的，企業(yè)可以追究相應(yīng)的法律責(zé)任。在此階段，多數(shù)企業(yè)對新員工有“試用期”，按所簽勞動合同不同試用期一般也不同。按照現(xiàn)行勞動法，試用期是勞資雙方最靈活最方便的階段，任何一方都可以在試用期內(nèi)解除勞動關(guān)系;因此，許多企業(yè)都很重視在此期間對員工的觀察或考核，盡量把可能出現(xiàn)的問題在試用期內(nèi)解決。

　　從員工正式轉(zhuǎn)正開始，是規(guī)范化管理的第二個時間段，即“員工使用”階段。該階段比較重要的文件管理包含了每年階段性的績效評估、360度評估結(jié)果、參加公司組織的培訓(xùn)表現(xiàn)記錄、參加公司外教育和技能提升學(xué)習(xí)項(xiàng)目記錄、客戶反饋意見、加班或缺勤記錄、費(fèi)用開支記錄、項(xiàng)目獎金、年度獎金、年度工資調(diào)整記錄等等。這個階段的規(guī)范化管理是個持續(xù)的過程，通常會涉及到多個部門的合作才能完成，比如差旅報(bào)銷數(shù)據(jù)、手機(jī)費(fèi)用、上網(wǎng)費(fèi)用等沒有財(cái)務(wù)部門的配合是無法獲得數(shù)據(jù)的。第三個階段則是員工離職的前后(off-boarding process)，這包括離職的審核、離職前的財(cái)務(wù)結(jié)算和公司財(cái)產(chǎn)移交確認(rèn)、離職面談記錄。

2、建立基于IT系統(tǒng)的考勤和請假審批流程

　　員工的規(guī)范化管理還體現(xiàn)在依靠系統(tǒng)來統(tǒng)一大家對制度的執(zhí)行。許多中小企業(yè)的管理者因?yàn)槊τ跇I(yè)務(wù)，時常連員工的考勤記錄、請假記錄都難以做到全面和系統(tǒng)地追蹤。你可能遇到過這樣的情景，明明規(guī)定申請事假需要提前一周，但會有員工臨時提出申請;制度明確規(guī)定三天以上的請假需要副總一級批準(zhǔn)，但時常部門經(jīng)理一忙忘了這個要求就批復(fù)了。對事假、病假、年假、節(jié)日假的批復(fù)，最規(guī)范的管理方式是依靠IT系統(tǒng)的自動審批流程，因?yàn)橄到y(tǒng)無法做任何違規(guī)操作，除非人為地去修改系統(tǒng)的程序設(shè)定。換言之，這時系統(tǒng)起到了人力所無法做到的對制度的嚴(yán)格維系的作用。比如一個請假流程，申請人必須在請假單上填寫請假天數(shù)，并從設(shè)定好的8種請假類別中選擇一種，以便于人事部門進(jìn)行月度、季度或年度統(tǒng)計(jì)匯總。必須在請假時間的下面填寫請假事由，以方便審批人進(jìn)行查看和審批。申請人不能自己去胡亂填寫，更不能隨便的寫在一張紙上就去找領(lǐng)導(dǎo)審批。流程是事務(wù)的處理過程，它定義了企業(yè)要以什么樣的規(guī)范去處理這件事情，避免造成順序上的錯誤，以及沒人管、多人管、推諉、拖延等各種問題的發(fā)生。表單是事務(wù)的記錄載體，它定義了企業(yè)要以什么樣的規(guī)范去描述這件事情，全體人員使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使事情更容易被記錄、理解和分析。

　　考勤記錄也是如此，系統(tǒng)可以發(fā)揮有效的監(jiān)督作用。當(dāng)然，我這里不是倡導(dǎo)對員工的無人性管理，相反，只有可觀準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)記錄和系統(tǒng)記錄，才能保障有效地運(yùn)用人性化的管理手段，才能有的放矢地去鼓勵和關(guān)愛那些應(yīng)當(dāng)?shù)玫竭@些正面激勵的員工。

3、文件化、文件化!

　　員工規(guī)范化管理的第三個方面是，要學(xué)會用“文件化”(documentation)來建立企業(yè)的員工風(fēng)險(xiǎn)防范制度。隨著80后、90后員工成為企業(yè)的主流大軍，隨著國家對勞動法和其它雇用關(guān)系方面的規(guī)章制度的不斷深化，中小企業(yè)會面臨越來越多的法律風(fēng)險(xiǎn)。說來有點(diǎn)諷刺意味，越是在今天電子數(shù)字化的時代反而對傳統(tǒng)的白紙黑字的文件化有了更多的要求，盡管這些文件可以是以電子版形態(tài)存在。 會議談話紀(jì)要、員工績效評估談話、工作相關(guān)的事故處理報(bào)告、職工代表大會的投票決議等等，因企業(yè)大小不同行業(yè)不同，有不少日常管理的內(nèi)容需要“書面化、文字化”，形成文件格式，存入員工檔案、錄入企業(yè)數(shù)據(jù)庫，這些在將來都可能成為十分重要的法律文件。