人事檔案整理方案推薦

　　人事檔案整理方案

　　人事檔案整理包括：分類、排序、編目、技術加工、裝訂入庫五個步驟。

　　一、分類

　　按以下規(guī)則對檔案材料進行分類。

　　第一類：履歷材料。包括以反映人事本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會關系等基本情況為主要內(nèi)容的履歷材料。

　　第二類：自傳材料、報告?zhèn)�人有關事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料，是個人撰寫自己家世、身世和主要社會關系的自述材料。自傳材料的歸類，應該以內(nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱歸類。

　　第三類：考察、考核、鑒定、審計材料。包括人事管理工作中組織、人事部門通過各種途徑，對員工德能勤績廉進行調(diào)查、評價的材料。歸入本類的材料，必須是組織正式形成的，手續(xù)完備，能正確、歷史地反映本人實際情況，具有查考價值的鑒定、考察、考核材料。

　　第四類：學歷學位材料、職業(yè)(任職)資格材料、評聘專業(yè)技術資格(職務)、職業(yè)技能鑒定、專家聘任、反映科研學術水平、培訓等材料。包括記載和反映員工學習、技術技能水平、科研水平的各種材料。

　　第五類：政審材料、更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。包括人事審查和人事基本情況更改形成的材料。

　　第六類：黨、團組織建設工作中形成的材料。包括加入黨、團組織的有關材料以及民-主黨派的入黨材料。

　　第七類：表彰獎勵材料。包括各類獎勵或表彰的材料。

　　第八類：涉法違紀材料。

　　第九類：招錄、聘用，任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復員)安置、退(離)休，辭職、辭退、罷免，工資、待遇，出國(境)，黨代會、人代會、政協(xié)會議、人民團體和群眾團體代表會議、民-主黨派代表會議形成的材料，基本社會保險與企業(yè)年金材料。

　　第十類：其他可供組織上參考的材料。包括錄用體檢表、反映嚴重慢性病或身體殘疾的體檢表、工傷致殘診斷書、確定致殘等級的有關材料，生平、非正常死亡調(diào)查報告。人事檔案報送單、人事檔案有關情況說明歸入此類。

　　有三點說明：

　　(一)第九類材料內(nèi)容復雜、數(shù)量眾多，為方便查找，采用二級分類法，按照內(nèi)容的不同再分別為五小類：1.工資材料;2.任免材料;3.出國(境)材料;4.參加會議的代表登記表等其它材料;5.基本社會保險與企業(yè)年金材料。

　　(二)內(nèi)容交叉材料按以下規(guī)則劃分：以自傳為主的履歷或簡歷表歸二類;學生登記表、學習(培訓)鑒定表、學習(培訓)考核表歸四類;“三齡一歷”認定材料、更改或認定姓名的材料統(tǒng)一歸五類;享受政府特殊津貼材料歸七類;干部任免時形成的考察(考核)材料作為干部任免審批表的附件歸九類。

　　(三)在分類過程中，對剔出的重復、不屬于歸檔范圍的材料要分類登記造冊。對其中有保存價值的文件、資料，可交文書檔案或轉(zhuǎn)有關部門保存。一般性證件、文章等可退還本人。無保存價值又不宜退還本人的，報主管領導批準后銷毀。

　　二、排序

　　排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。具體方法有：

　　(一)按材料形成的時間排序：一類、二類、三類、四類、七類、九類、十類材料。第九類材料排列時，在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。

　　(二)按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序：五類、六類、八類材料。其中第五類、第八類材料的排列順序為：上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前;入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。

　　(三)每個類別中的檔案材料排序后，用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為：凡有圖文的頁面，每面作為一頁;空白紙和托裱用的襯紙不計為頁數(shù)，復制件和原件應視為一份材料統(tǒng)一編寫頁數(shù)。

　　三、編目

　　(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進行填寫;

　　(二)根據(jù)材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應擬定題目。材料的題目過長，可適當簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明;

　　(三)“材料形成時間”一般采用材料落款標明的最后時間。復制的檔案材料，采用原材料形成時間;

　　(四)填寫“材料份數(shù)”以每份完整的材料為一份(包括附件);材料頁數(shù)的計算，采用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應如數(shù)填寫;

　　(五)目錄要準確、工整，手寫時一律使用黑色水筆書寫。

　　四、技術加工

　　(一)紙張破損和字跡材料不符合要求的材料采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制，復制件應附在原件后，與原件作為一件，注明復制單位和日期。

　　(二)幅面過大的材料進行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。

　　(三)幅面過小的材料應進行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應加邊。

　　(四)檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘傺b訂物應予拆除。

　　(五)檔案材料應各自獨立，嚴禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

　　五、裝訂入庫

　　(一)檔案目錄置于卷首，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂。

　　(二)人事檔案材料過多，應該分卷裝訂，分卷裝訂時保證同一類材料分在同一卷中。

　　(三)檔案卷背應有人員編號、姓名、籍貫等，便于查找。

　　(四)人事檔案整理裝訂成卷后，必須進行認真細致的檢查，經(jīng)驗收合格后方能入庫。