檔案必備知識畢業(yè)后檔案嚴禁個人保管、私拆

　　隨著各大高校畢業(yè)典禮結束，畢業(yè)生開始集中離校。對于即將走上工作崗位的畢業(yè)生來說，自己的檔案將首次離開學校的“看管”，轉(zhuǎn)至單位、人才等機構。

　　記者近日發(fā)現(xiàn)，不少畢業(yè)生離開母校后，最為“犯暈”的，就是和檔案相關的一系列問題。比如在北京就業(yè)，人事檔案由哪里接轉(zhuǎn)?在京外地區(qū)就業(yè)或出國留學(微博) ，檔案又將怎么辦?近日，北京市人力資源和社會保障局相關負責人通過新京報公開課，講解檔案有什么作用，如何完成學校到用人單位之間的“接力”。

　　新京報訊人事檔案，記錄著一個人求學、就業(yè)、社會實踐活動等方面情況，如同每個人的“個人博物館”，但又不能自己啟封，因此格外“神秘”。

檔案里裝了什么?

　　高校畢業(yè)生人事檔案的內(nèi)容相對簡單，一般都裝在一個檔案袋里。

　　檔案袋內(nèi)主要包括四方面的內(nèi)容和材料：高中(中專)階段的學籍材料以及參加高考(微博)的報名材料;高中以上學習階段的學籍材料以及每階段的報考材料;《畢業(yè)生就業(yè)派遣通知書》;黨團、社會實踐及體檢等材料，如入團申請書、軍訓總結表、高考報名志愿表、大學成績單等。

檔案干什么用的?

　　沒有檔案，無疑會為高校畢業(yè)生今后的生活和工作帶來一些麻煩。

　　據(jù)記者整理，養(yǎng)老待遇核準、職稱評審、報考公務員(微博)、出國出境政審、領生育服務證等情況，都會用到檔案。

　　其中，養(yǎng)老待遇核準方面，按照養(yǎng)老金待遇的領取規(guī)定，達到國家規(guī)定的退休條件并辦理了手續(xù)，養(yǎng)老保險繳費年限累計滿15年可以領取養(yǎng)老金。但是，養(yǎng)老金并不會“自動”打到參保人的賬戶里，還需要進行養(yǎng)老保險待遇的核準。

　　記者從一些區(qū)縣人力社保局了解到，退休人員核準養(yǎng)老金的一個基本材料，便是職工的檔案。

　　此外，在北京市實行個人繳納基本養(yǎng)老保險費前，連續(xù)工齡也可以視同繳費年限。這個視同繳費年限審核時，也需要用到檔案。

　　而按照北京計生方面相關規(guī)定，生孩子時，也需要找到自己的檔案，因為需要向女方檔案所在地領取生育服務證。如果檔案“丟”了，生育服務證則無法領取。

　　北京市生育服務證的辦理程序顯示，如果檔案在本單位，生育服務證到本單位領取;檔案在職介、人才的，需要到職介、人才領取;檔案在街道社保所的，到戶籍地居委會領取。

　　生育服務證上，除了夫妻雙方基本情況、雙方單位意見外，還需要根據(jù)檔案的所在地，蓋本單位或職介、人才的計劃生育或人事章。

　　檔案的三種去向

　　記者了解到，根據(jù)畢業(yè)生的生源地、就業(yè)單位不同，檔案的“轉(zhuǎn)法”也是不同的。

情況1

已落實就業(yè)單位并簽署《就業(yè)協(xié)議書》

　　●能接收人事檔案的就業(yè)單位

　　簽訂《就業(yè)協(xié)議書》并填寫詳細的人事檔案接收地址—畢業(yè)生將蓋好章的《就業(yè)協(xié)議書》交回學校—由學校按照此地址寄往就業(yè)單位。

　　●不能獨立接收管理人事檔案的就業(yè)單位

　　在注冊區(qū)(縣)的檔案公共管理服務機構或其他檔案管理機構建立單位委托存檔關系—簽訂《就業(yè)協(xié)議書》—由檔案管理機構蓋章、填寫詳細的檔案接收地址—畢業(yè)生將蓋好章的《就業(yè)協(xié)議書》交回學校—學校將學生檔案寄送至檔案管理機構。

　　備注：這部分畢業(yè)生不必擔心人事檔案接轉(zhuǎn)問題，到單位就業(yè)時及時詢問，確保檔案已順利“著陸”即可。

情況2

畢業(yè)未落實就業(yè)單位或者單位沒有人事權

　　(單位同時沒在正規(guī)存檔機構集體立戶)

　　●未就業(yè)北京生源畢業(yè)生

　　檔案由所在區(qū)縣人才服務中心接收，自畢業(yè)之日起到初次就業(yè)前可以免收人事檔案管理費用。

　　●其他省市生源畢業(yè)生

　　將會按照生源省市的規(guī)定，將檔案寄回生源省、市、縣的相應接收機構。

　　備注：畢業(yè)生找到工作后，還要再辦理一次檔案的調(diào)動與銜接，可以持單位開具的接收函，將檔案從區(qū)縣人才“移交”到相應的存檔機構。

情況3

畢業(yè)后出國留學

　　畢業(yè)生的檔案可以參照第2條轉(zhuǎn)回生源地，或轉(zhuǎn)至教育部(微博)留學服務中心的留學人員檔案室。

　　課堂答疑

檔案可以“私藏”嗎?

　　市人力社保局：按照規(guī)定，個人保管他人、本人檔案的行為都是嚴格禁止的。檔案不可以自己持有，更不可以私自拆封。

　　如果個別學校將人事檔案交給本人轉(zhuǎn)遞，畢業(yè)生需要盡快將密封的檔案交給就業(yè)單位，避免“私拆”和“私藏”。否則，一方面容易丟失，一方面也無法證明材料的真實性。

檔案保管要收費嗎?

　　市人力社保局：一般來說，存檔費用由單位承擔。2017年，北京剛剛下調(diào)過檔案保管費用標準。

　　按照目前的標準，在北京各人才服務機構、職介機構的單位及個人委托保管人事關系及檔案，每份每月10元。畢業(yè)后未就業(yè)的大中專畢業(yè)生，畢業(yè)之日起到初次就業(yè)前，免收檔案保管費。

怎么避免檔案丟失?

　　市人力社保局：畢業(yè)生到工作單位報到后，應注意到單位的人事部門查詢自己的人事檔案是否已及時轉(zhuǎn)達。

　　如果較長時間沒有轉(zhuǎn)達，應立即與學校聯(lián)系，問清楚寄出人事檔案的機要號，以便查詢?nèi)耸聶n案的下落，避免長時間延誤造成的人事檔案遺失。

檔案“丟”了怎么辦?

　　市人力社保局：很多畢業(yè)生一直對檔案“犯暈”，直到需要用檔案的時候，才發(fā)現(xiàn)自己的檔案不知“丟”到哪兒了。對于那些不知自己檔案究竟在什么地方的畢業(yè)生，可以與參加工作前的最后一個學校相關部門聯(lián)系，非京籍畢業(yè)生也可向生源地的畢業(yè)生就業(yè)工作部門咨詢;畢業(yè)時間較長且已多次變換工作的人，要向最近的就業(yè)單位或自己確認曾存檔的單位或存檔機構進行咨詢。