人事檔案管理的重要性

　　談工作的重要性在人們的工作生活中，檔案的確扮演著重要的角色。它可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄�，F(xiàn)在很多人誤認(rèn)為人事檔案沒用，要不要都可以。而在現(xiàn)代勞動(dòng)用工管理中，人事檔案的作用包括兩個(gè)方面：對職工個(gè)人而言，部門可以據(jù)此為員工提供辦理護(hù)照、港澳通行證的政審手續(xù);提供婚姻狀況證明;為流動(dòng)人員提供身份認(rèn)定和辦理社會(huì)保險(xiǎn);為員工代辦申報(bào)職稱;根據(jù)檔案確定退休年齡;根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡;代為繳納職工的養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整;出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等等。

一、意義和任務(wù)

　　1、 工作的意義

　　檔案的存在是一種社會(huì)現(xiàn)象，它是以一定的物質(zhì)形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，為子孫后代造福。然而也要看到：隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)間的推移，一方面檔案的數(shù)量和成分在日益增加和不斷豐富，另一方面檔案又處在不斷損毀的過程中。

　　對于不斷形成和增加的檔案，通過加強(qiáng)檔案的收集工作來解決這一矛盾，而對于處于不斷損毀的檔案，則通過加強(qiáng)檔案的保管工作來解決。目前在檔案保管工作中的許多問題急待解決。比如：紙張老化、字跡褪色模糊，有相當(dāng)數(shù)量的檔案，紙張變黃發(fā)脆，老化變質(zhì)，到了不能再用的程序。檔案蟲害也影響檔案的保存，檔案保管處所條件得不到改善，庫房建筑不合檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，需要復(fù)制的檔案數(shù)量大，復(fù)制檔案的手段也比較落后。

　　總之檔案工作的實(shí)踐，向我們提出了一個(gè)很尖銳的問題：一方面要求我們把檔案長期保管下去，為了維護(hù)集體和個(gè)人歷史真實(shí)面貌服務(wù);另一方面檔案的“壽命”是有限的。為了解決這些急迫的問題，必須加強(qiáng)檔案的保管工作，無論對于現(xiàn)在還是將來的事業(yè)，都是一件任重道遠(yuǎn)的工作。

　　2、工作的任務(wù)

　　維護(hù)檔案的完整與安全，既是整個(gè)檔案工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的共同任務(wù)。從一定意義上講，維護(hù)檔案的完整與安全，更是檔案管理工作中心任務(wù)，這是因?yàn)闄n案管理工作這個(gè)環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)維護(hù)完整和安全的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和主要手段。從實(shí)質(zhì)上來講，檔案管理工作也是人們向一切可能損毀檔案的社會(huì)的、自然的不得因素作斗爭的工作過程。簡言之，檔案管理工作也應(yīng)該做到四不：不散(不使檔案分散)、不亂(不使檔案互相混亂)、不丟(檔案不丟失不泄密)、不壞(不使檔案遭到損壞)。

檔案管理工作的具體任務(wù)是：

　　(1)防治檔案的損壞

　　要了解和掌握檔案損壞的原因和規(guī)律，通過經(jīng)常性的具體工作，采取專門的有的放矢技術(shù)措施和方法，最大限度地消除各種可能損壞檔案的不利因素的影響，從而把檔案的自然損壞率降低和控制在最小范圍內(nèi)。

　　(2)延長檔案的壽命

　　檔案保管管理工作不僅僅在于只是一味地防治檔案的自然損壞，而且還要從根本上采取更積極的措施，盡可能最大限度地延長檔案的壽命，或者說，盡可能延長檔案被自然損壞的時(shí)間。

　　(3)維護(hù)檔案的安全

　　維護(hù)檔案的安全，一方面是指檔案作為一種物質(zhì)存在的形態(tài)必須最大限度地使其安全存在下去;另一方面是指檔案作為一種社會(huì)現(xiàn)象，要在整個(gè)政治斗爭范圍內(nèi)，不致因?yàn)楸９艿牟划?dāng)或條件的低劣使檔案丟失而發(fā)生泄密，造成政治上的不安全。

　　3、檔案管理工作的基本要求

　　(1)以防為主、防治結(jié)合

　　(2)加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般

　　(3)自力更生、勤儉節(jié)約

　　(4)立足長遠(yuǎn)、保證當(dāng)前

二、職工檔案管理中存在的主要問題

　　職工檔案是對一個(gè)職工個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績的原始記錄,是職工享受各種社會(huì)待遇的憑據(jù),解決勞動(dòng)糾紛的依據(jù).它關(guān)系到職工的切身利益,是職工接續(xù)保險(xiǎn)、享受各項(xiàng)福利待遇的重要依據(jù).隨著市場經(jīng)濟(jì)的建立和社會(huì)的發(fā)展,原有的企業(yè)職工檔案管理辦法已經(jīng)不能滿足社會(huì)的發(fā)展和新型勞動(dòng)力市場的需求,在工作中遇到了很多問題。

　　1、現(xiàn)行企事業(yè)職工檔案管理體制與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相適應(yīng)�，F(xiàn)在企事業(yè)職工檔案沒有統(tǒng)一管理，企事業(yè)主管部門管理固定工身份和部分合同制工人檔案，有些企事業(yè)單位也管理合同制工人檔案。這種管理方式，有悖于企事業(yè)單位實(shí)行的全員勞動(dòng)合同制，給企事業(yè)單位的職工基礎(chǔ)管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護(hù)職工個(gè)人利益，促進(jìn)勞動(dòng)力合理有序流動(dòng)，建設(shè)科學(xué)、規(guī)范的勞動(dòng)力市場。部分國有企業(yè)改制為私有企業(yè)，對檔案管理的重視程度逐漸減弱，職工檔案無人問津，甚至丟失，職工在調(diào)動(dòng)工作時(shí)找不著檔案或把檔案長期存放在個(gè)人手里，有的企業(yè)負(fù)責(zé)人為達(dá)到控制職工的目的，扣押檔案不給，使職工辦不成調(diào)動(dòng)手續(xù)。這些問題的出現(xiàn)，影響了檔案管理的嚴(yán)肅性，更侵害了職工個(gè)人利益。

　　2、企事業(yè)單位檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企事業(yè)單位沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯(cuò)漏百出，職工檔案中記載的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間前后不一致,工作經(jīng)歷記錄不完整等。一些企業(yè),尤其是私營企業(yè)或股份制企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為職工檔案沒什么用處,不給新招用的職工建立檔案, 甚至隨意更改，給勞動(dòng)保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個(gè)參加工作時(shí)間，個(gè)人經(jīng)歷前后記錄不完整等。

　　3、檔案管理的軟硬件不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。檔案管理人員素質(zhì)急需提高。檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。多數(shù)檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理只滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子，在充分利用檔案資源，提高隊(duì)伍素質(zhì)，促進(jìn)企事業(yè)單位對職工檔案管理工作發(fā)展。

三、加強(qiáng)職工檔案管理的對策以及方法

　　職工檔案主要包括學(xué)歷材料(畢業(yè)生登記表、學(xué)歷證明等)、工人錄用材料(包括招工、子女補(bǔ)充、工人轉(zhuǎn)正定級等)、入黨入團(tuán)材料(包括入黨入團(tuán)的申請書、志愿書、轉(zhuǎn)正材料等)、工資表、獎(jiǎng)勵(lì)呈報(bào)審批表、處分決定及解除決定、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的審批材料、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)轉(zhuǎn)移材料、聘用審批表、復(fù)員退伍審批表、轉(zhuǎn)業(yè)審批表、退休(退職)審批表等。然而，由于種種原因，現(xiàn)行的檔案管理制度已經(jīng)落后于時(shí)代，因此提高和改進(jìn)現(xiàn)有的檔案管理制度迫在眉睫。

　　(1) 是建立與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的企業(yè)職工檔案管理體制,以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和新型勞動(dòng)力市場發(fā)展的需要,由現(xiàn)在的多頭分散管理逐步過渡為集中統(tǒng)一管理。勞動(dòng)保障行政部門與檔案行政管理部門盡快制定企業(yè)職工檔案管理辦法,進(jìn)一步明確企業(yè)職工檔案管理范圍、內(nèi)容、方式、標(biāo)準(zhǔn)等。

　　(2) 是各級勞動(dòng)保障行政部門要高度重視企業(yè)職工檔案管理。制定規(guī)范有效的管理制度 ,加強(qiáng)促,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)解決。定期對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。針對目前企業(yè)職工檔案管理存在的諸多問題,在規(guī)定時(shí)期內(nèi)對所有企業(yè)職工檔案進(jìn)行全面的清理、規(guī)范,確保職工檔案的完整、真實(shí)、準(zhǔn)確。

　　(3)是使企業(yè)職工檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化。對職工檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)重新進(jìn)行規(guī)范。有條件的地區(qū)要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),逐步建立職工個(gè)人檔案與養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、再就業(yè)等系統(tǒng)化管理體系,通過科學(xué)的管理,為企業(yè)提供便利的服務(wù),有效地保障職工和企業(yè)利益,充分發(fā)揮勞動(dòng)保障部門的服務(wù)職能,提高辦事效率,使檔案管理工作科學(xué)規(guī)范化。實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，因此，我們要促使職工檔案更加規(guī)范和完整，要注意以下幾點(diǎn)：(1)是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。(2)是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。(3)是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

　　四、職工檔案管理的發(fā)展趨勢

　　在中國，人事檔案與戶籍對人才的流動(dòng)具有極大的制約作用。如果某人想調(diào)到更適宜于發(fā)揮自己專長特點(diǎn)的地方和單位工作，原單位領(lǐng)導(dǎo)若不同意調(diào)走，其人事檔案和戶口就不能轉(zhuǎn)走，那么，既便是這個(gè)人調(diào)走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會(huì)遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會(huì)化開放式管理模式，每個(gè)人是社會(huì)人而不只是單位人，每個(gè)人的人事檔案由社會(huì)化的人才機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，與戶籍制度、人事代理制度協(xié)調(diào)運(yùn)行，那么許多問題都會(huì)迎刃而解�？梢姡�在*條件下，建立一種社會(huì)化的開放式模式是非常必要的。

　　市場經(jīng)濟(jì)的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式，這有利于人才的吸納、流動(dòng)，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的制度如人事代理制應(yīng)運(yùn)而生，變成了一種社會(huì)化的活動(dòng)，因此，作為重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會(huì)化的性質(zhì)。從管理機(jī)構(gòu)來說，不像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機(jī)構(gòu)，只收集管理本單位人事檔案，市場經(jīng)濟(jì)條件下已建立了具有較強(qiáng)社會(huì)性的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，這種機(jī)構(gòu)不是管理本單位職工檔案的機(jī)構(gòu)，而是面向社會(huì)，其管理對象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案，其服務(wù)對象更具有社會(huì)性，可以為整個(gè)社會(huì)提供人事檔案服務(wù)。

　　人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象的社會(huì)性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使，該機(jī)構(gòu)人事檔案來源單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡單;而社會(huì)化的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。

　　人事檔案社會(huì)化開放式管理模式，是市場經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補(bǔ)充，與傳統(tǒng)人事檔案管理模式處于并存發(fā)展階段。市場經(jīng)濟(jì)條件下的新模式，與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式，而應(yīng)更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會(huì)化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現(xiàn)代人事檔案管理模式的補(bǔ)充。這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護(hù)，方便本機(jī)構(gòu)使用具有優(yōu)勢，但過于封閉，利用面不廣，實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大;新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會(huì)各種機(jī)構(gòu)和人員利用，宜采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實(shí)與完善。